À propos de Google Workspace
Google Workspace est un ensemble d’applications, outils et services proposés aux professionnels et entreprises. Parmi ceux-ci, on retrouve le célèbre outil de messagerie Gmail, un agenda en ligne, un espace de stockage, la création, édition et partage de fichiers, et bien plus encore. Les près de 20 outils peuvent être complétés par les nombreuses intégrations disponibles. C’est donc une solution très complète, avec un potentiel de développement très large.
Anciennement G Suite, cette suite logicielle se situe 100% sur le Cloud et s’adresse aussi bien aux indépendants et entrepreneurs solos qu’aux équipes des TPE et PME.
Tarifs de Google Workspace
Google Workspace est disponible sous 4 formules dont voici le détail :
| Business Starter | Business Standard | Business Plus | Enterprise | |
|---|---|---|---|---|
| Tarif mensuel par utilisateur sans engagement | 6,90€ | 13,80€ | 20,70€ | Sur devis |
| Tarif mensuel par utilisateur avec engagement 1 an | 5,75€ | 11,50€ | 17,25€ | Sur devis |
| Adresse email professionnelle | Oui | Oui | Oui | Oui |
| Nombre de participants à une visioconférence | 100 participants | 150 participants | 500 participants | 500 participants |
| Enregistrement des visios | Non | Oui | Oui | Oui |
| Suivi de participation des visios | Non | Non | Oui | Oui |
| Stockage par utilisateur | 30 Go | 2 To | 5 To | Illimité |
| Drive partagé en équipe | Non | Oui | Oui | Oui |
| Assistance | Standard | Standard | Standard | Avancée |
Un utilisateur correspond à une adresse email professionnelle. Le nombre d’utilisateurs pour les forfaits Starter, Standard et Plus est limité à 300. Il n’y a pas de limite pour le plan Enterprise.
Si vous optez pour un abonnement mensuel, l’offre est modulable. Vous pouvez ainsi ajouter ou supprimer des comptes utilisateurs à tout moment et vous ne payez donc que pour les comptes que vous utilisez chaque mois. Vous pouvez aussi le résilier à tout moment. Avec le forfait annuel, vous vous engagez pour un an. Si vous avez besoin d’augmenter le nombre d’utilisateurs, vous serez facturé en supplément. Par contre, vous ne pourrez diminuer le nombre de comptes qu’au moment du renouvellement uniquement.
Bonne nouvelle : vous pouvez tester Google Workspace gratuitement pendant 14 jours. C’est le meilleur moyen pour savoir si cette suite d’outils Google vous convient !
Pour qui ?
Avec ses quatre formules tarifaires, Google Workspace s’adresse à tous professionnels, indépendants et entreprises, de l’entrepreneur solo à la grande entreprise. En effet, il permet :
- aux freelances et indépendants de profiter d’une solution tout-en-un, abordable, permettant de concentrer leurs tâches sur un outil et de partager leur travail avec leurs clients ou partenaires ;
- aux TPE et PME de faciliter la collaboration des équipes, de centraliser leur gestion administrative et de contrôler la sécurité des données.
Une offre est aussi dédiée aux associations. Google pour les associations est composé d’un plan gratuit puis des 3 plans payants incluant une remise allant jusqu’à 75% de réduction par rapport aux prix indiqués ci-dessus.
Accessibilité
Sans surprise, Google Workspace est une solution uniquement basée sur le Cloud. Cela signifie que vous n’avez absolument rien à télécharger ou installer. Toutes les applications sont accessibles depuis votre ordinateur, tablette ou smartphone connecté à internet et sur n’importe quel navigateur web. Et c’est bien son point fort : vous accédez à tous vos outils et données partout, tout le temps.
Si vous préférez travailler sur une suite logicielle à télécharger, il faudra vous tourner vers ses principaux concurrents, tels que Microsoft 365.
En effet, plusieurs personnes peuvent travailler simultanément et à distance sur un même document. Toutes les modifications sont automatiquement sauvegardées en temps réel. Vous pouvez aussi accéder aux agendas des autres ou encore chatter sur le service de messagerie en ligne.
Google porte une très grande importance à la sécurité et la confidentialité des données. Vous avez ainsi la garantie que vos données sont protégées et que toutes vos actions sont réalisées en conformité avec les obligations légales (françaises, européennes et internationales).
Fonctionnalités de Google Workspace
Google Workspace est une suite d’applications pour la productivité et la collaboration des organisations. Ainsi, presque 20 produits composent cet outil, sans compter toutes les intégrations possibles. Voici les principaux plus en détail.
Une adresse email professionnelle avec Gmail
Au cœur de Google Workspace, on retrouve bien évidemment la solution de messagerie Gmail. Plus besoin de présenter cet outil de messagerie disponible aussi bien pour les particuliers que pour les professionnels. Ceci dit, même si l’interface est similaire, la version pour les professionnels proposée dans Google Workspace inclut quelques fonctionnalités supplémentaires.
Rappelons tout d’abord qu’avec Google Workspace, vous pouvez créer une (ou plusieurs) adresse email professionnelle sécurisée et personnalisée. Ainsi, comme la plupart des entreprises utilisatrices, vous pouvez ajouter le nom de votre entreprise comme nom de domaine. Le format peut ainsi être : “prénom@entreprise.fr”.
L’avantage de Gmail dans Google Workspace est qu’il intègre d’autres applications Google comme Meet, Chat ou votre Agenda (que nous présenterons par la suite) mais aussi des applications tierces : Zoom, Slack, Trello, Dropbox, Asana et bien d’autres. Ainsi, en un clic, vous accédez à vos outils du quotidien depuis votre boîte de messagerie.
L’agenda Calendar
Indispensable à tout indépendant ou entreprise, Google Workspace inclut bien évidemment un outil de calendrier. On retrouve les fonctionnalités classiques d’un agenda en ligne :
- différentes vues : jour, semaine, mois, … ;
- création d’évènements, tâches, réunions, rappels ;
- synchronisation de plusieurs agendas (pro et perso ou depuis Microsoft par exemple) ;
- agenda partagé ;
- ajout automatique d’évènements depuis une invitation Gmail ;
- planning de rendez-vous ;
- gestion des ressources (salles de réunion, voitures de fonction, …).
Si vous avez instauré le travail hybride dans votre entreprise, Calendar dispose d’une fonction permettant à l’utilisateur d’indiquer son lieu de travail : télétravail, bureau, chantier, client, …
Dans les plans supérieurs, vous profitez aussi d’une fonctionnalité qui analyse l’utilisation de votre temps, pour vous aider à gagner en productivité. Vous pouvez par exemple savoir combien de temps vous dédiez à vos activités personnelles vs professionnelles, combien de temps passé en réunion, etc…
Le stockage sur Drive
Troisième application de Google Workspace, Drive est l’outil de stockage. Tous vos fichiers, quel que soit leur format, sont stockés sur le Drive, c’est-à-dire dans le Cloud. Vous pouvez ainsi y accéder à tout moment, depuis n’importe quel appareil. Mais aussi les partager facilement avec vos collaborateurs ou clients. Très intuitif, il inclut une fonction Recherche qui permet de retrouver du contenu, un évènement, un utilisateur, … Son utilisation est pratique et fluide.
Seule limite, partager un fichier avec une adresse email autre que Gmail est un peu plus complexe.
Docs, Sheets et Slides pour vos documents
Google Wordspace possède sa propre suite concurrente directe de Microsoft Office :
- Docs pour l’édition de traitement de texte ;
- Sheets pour les feuilles de calcul ;
- Slides pour les présentations.
Leurs fonctionnalités vous seront sûrement familières, puisque proches des célèbres Word, Excel et PowerPoint.
L’avantage chez Workspace, comme nous l’avons déjà répété, est que vous pouvez travailler et modifier ces documents en temps réel et à plusieurs. Ce sont de vrais outils collaboratifs. On peut ajouter des commentaires, échanger par chat directement depuis le document, partager les documents (tout en contrôlant le niveau d’accès) et retrouver l’historique des versions.
Pas d’inquiétude au sujet des compatibilités : vous pouvez importer vos documents Word, PDF, Excel et Powerpoint et exporter au format .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt ou .html.
Autre outil pratique : Keep est une solution de création et gestion de notes, tâches ou listes. Très visuel, il permet de consigner vos notes, idées, rappels pour ne rien oublier et retrouver des informations rapidement.
Les outils de communication
Google Workspace n’a pas oublié l’aspect communication, primordiale aussi bien en interne qu’en externe.
Meet est l’application de vidéoconférence de Google. Pour l’utiliser, vous devez créer une réunion dans le Calendar. Cela créera automatiquement un lien que vous pourrez partager avec les invités de votre visioconférence. Il peut s’agir aussi bien de membres de votre équipe, que de personnes externes. Si besoin, un numéro de téléphone est même fourni pour que les participants puissent rejoindre la conférence depuis leur téléphone. Meet s’intègre aux autres applications : Gmail, Calendar, …
Second outil dédié à la communication, il s’agit de Chat (ex Hangouts). Comme son nom l’indique, c’est l’un des meilleurs espaces de messagerie en ligne instantanée. On peut y créer des conversations privées mais aussi des conversations de groupes. Il s’intègre parfaitement à Gmail pour une utilisation fluide.
On s’intéresse maintenant davantage à la communication externe avec les deux outils suivants :
- Forms : il vous permet de créer des enquêtes et formulaires en ligne en quelques clics et d’analyser les résultats avec Google Sheets ;
- Sites : c’est un outil de création de site internet basique, pour une utilisation en interne ou en externe, très intuitif à utiliser grâce à la fonction glisser-déposer.
Les autres applications
La liste des applications Google Workspace n’est pas finie !
Apps Script est une plateforme qui vous permet de créer une solution unique pour votre entreprise, en intégrant et automatisant les applications Google avec vos autres outils, sans pour autant posséder de connaissances en programmation informatique. Elle peut par exemple vous aider à mettre en place un publipostage.
Google Search est un moteur de recherche interne sur lequel vous pouvez retrouver des documents, notes, rendez-vous, fichiers à partir d’une recherche par mots-clés. Il est uniquement disponible à partir de la formule Standard.
Enfin, l’administration et la sécurité du compte sont aussi gérées à travers différentes applications :
- Admin : c’est l’interface de gestion de votre compte Google Workspace à partir duquel vous gérez les comptes utilisateurs et les paramètres de sécurité ;
- Endpoint : il permet de gérer les points de terminaison pour Android, iOS, Windows, Chrome OS, macOS et Linux et ainsi sécuriser vos données ;
- Vault : il est utilisé pour le traitement et l’archivage des données (plans Business et Enterprise uniquement) ;
- Work Insights : c’est ici que vous obtenez des rapports et analyses sur l’utilisation des applications Google Workspace par les utilisateurs du compte.
Il existe encore d’autres modules complémentaires : la solution téléphonique Voice, Appsheet pour développer des applications ou encore le tableau blanc numérique collaboratif Jamboard.
Pour finir, vous pouvez aussi vous rendre sur la marketplace de Google Workspace et découvrir les dizaines d’applications disponibles que vous pouvez intégrer à votre suite Google Workspace. Les possibilités deviennent alors (presque) infinies !
Service client et support
Si vous souhaitez en savoir plus sur la suite d’applications Google Workspace, vous pouvez contacter l’équipe commerciale par téléphone du lundi au vendredi ou leur envoyer une demande de contact via le formulaire en ligne.
Comme toujours avec Google, les ressources sont détaillées et facilement compréhensibles. Si cela ne suffit pas, vous pouvez bien évidemment contacter le support, en fonction du niveau d’assistance disponible dans votre forfait.
Enfin, vous pouvez aussi trouver de l’aide auprès des communautés d’administrateurs et d’utilisateurs ou encore de la chaîne Twitter de Google Workspace.
Google Workspace : avis clients
Nous avons consulté plusieurs plateformes de notation (françaises et étrangères) pour connaître les avis des utilisateurs de Google Workspace. Au jour de la rédaction de cet avis, voici les résultats.
| Plateforme | Nombre d’avis | Note moyenne |
|---|---|---|
| Capterra | 14 640 | 4,7/5 |
| Trustradius | 813 | 9,1/10 |
| G2 | 40 462 | 4,6/5 |
Comme vous pouvez le constater, les clients semblent plutôt très satisfaits de l’outil de productivité tout-en-un de Google !
Après avoir parcouru et lu de nombreux commentaires laissés par les utilisateurs, on retient que les clients apprécient :
- la facilité d’utilisation ;
- la collaboration ;
- la flexibilité des outils ;
- la fiabilité ;
- la synchronisation entre les appareils ;
- les intégrations possibles.
Dans l’ensemble, l’outil apporte un gain de temps et une nette amélioration de la productivité.
Du côté des limites, les seuls points d’attention évoqués concernent la dépendance à une connexion internet stable. En effet, c’est l’inconvénient des outils sur le Cloud. Si vous êtes déconnecté, les fonctionnalités sont limitées voire inaccessibles.
Google Workspace : avis final
La suite d’applications Google Workspace est largement utilisée à travers le globe, et l’on comprend pourquoi.
Parmi ses principaux avantages, on retient :
- une solution tout-en-un, avec de nombreux outils et applications, disponibles n’importe où, n’importe quand ;
- la possibilité de créer une (ou plusieurs) adresse email professionnelle avec son propre nom de domaine ;
- la centralisation de votre organisation et gestion quotidienne avec des applications qui vous font gagner du temps ;
- la facilité à collaborer et partager des documents et informations entre équipes, clients, partenaires, … tout cela en temps réel ;
- les nombreuses intégrations et applications supplémentaires qui rendent la solution vraiment complète.
Comme toujours chez Google, les différents outils sont intuitifs et faciles à utiliser. Grâce à la forte capacité d’intégration et de connectivité, vous améliorez votre productivité. On apprécie aussi les nombreux moyens de communication en interne qui favorisent la collaboration des différentes parties. De plus, les tarifs de Google Workspace restent vraiment abordables au vu des nombreuses fonctionnalités présentes. C’est donc une solution idéale pour les indépendants, TPE et PME.
Pour rappel, Google Workspace est un ensemble d’applications disponibles uniquement sur le Cloud. Vous devez donc impérativement être connecté à internet pour pouvoir les utiliser. C’est sa limite, mais qui reste selon nous un faible prix à payer pour bénéficier d’une solution aussi exhaustive et performante au quotidien.
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